讓檔案成為企業(yè)管理的“金鑰匙”
——北重集團(tuán)數(shù)字化檔案建設(shè)側(cè)記

　　近日，從國(guó)家檔案局傳來(lái)喜訊，中國(guó)兵器工業(yè)集團(tuán)內(nèi)蒙古北方重工業(yè)集團(tuán)有限公司制作的專題片《檔案見(jiàn)證“極端制造”——內(nèi)蒙古北重集團(tuán)3.6萬(wàn)噸黑色金屬垂直擠壓大口徑厚壁無(wú)縫鋼管項(xiàng)目檔案管理紀(jì)實(shí)》榮獲國(guó)家檔案局建設(shè)項(xiàng)目檔案微視頻入圍獎(jiǎng)。多年來(lái)，北重集團(tuán)檔案館不斷加強(qiáng)檔案管理，提高人員綜合素質(zhì)，加快建設(shè)數(shù)字化檔案館，利用現(xiàn)代管理方法為企業(yè)提供有效服務(wù)，為履行好強(qiáng)軍首責(zé)、推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展、共創(chuàng)北重發(fā)展新時(shí)代作出積極貢獻(xiàn)。

以文化人

“半邊天”成了“頂梁柱”

　　走進(jìn)技術(shù)中心檔案館內(nèi)，順著樓梯看到走廊內(nèi)懸掛著數(shù)十張照片，每組照片就像時(shí)間的畫軸記錄著公司改革發(fā)展的歷史變遷，也讓這座由舊廠房改造的辦公樓顯得更加莊重神秘。

　　檔案館辦公樓于1996年地震后廠房改造而成，環(huán)境較差。干凈整潔的環(huán)境更有利于資料的保存，為此，檔案館女工們齊上陣，自己動(dòng)手，花費(fèi)極少的材料費(fèi)對(duì)工作環(huán)境進(jìn)行改造。檔案女工26人，占員工總數(shù)80%以上。在自治區(qū)巾幗文明崗創(chuàng)建中，為了凸顯檔案館特色，女工們自己設(shè)計(jì)文案，每天蹲在地下一點(diǎn)點(diǎn)把起皮的水泥地面鏟平，刷上綠色油漆，在墻面和地面手繪圖案……獨(dú)具特色的文化陣地展現(xiàn)了檔案館的精神面貌。干凈整潔、充滿文化氣息的檔案館讓前來(lái)調(diào)研的領(lǐng)導(dǎo)們感慨到：“看似破舊的地方卻充滿著生機(jī)，可見(jiàn)這是一個(gè)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)。”

　　檔案資料是企業(yè)擁有的寶貴財(cái)富，提升檔案資源的收集、保管、利用價(jià)值，助推企業(yè)發(fā)展、實(shí)現(xiàn)價(jià)值創(chuàng)造是檔案工作的目標(biāo)和方向。為了更好地服務(wù)各單位，檔案館利用兵器檔案工作會(huì)、中國(guó)機(jī)電兵船檔案學(xué)會(huì)等為大家提供學(xué)習(xí)交流平臺(tái)。每年組織開(kāi)展主題征文、知識(shí)競(jìng)賽、專題講座等，加大對(duì)各單位專兼職人員的培訓(xùn)力度，增強(qiáng)各級(jí)人員對(duì)檔案工作的責(zé)任意識(shí)，為公司檔案管理的有效推進(jìn)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

　　多年來(lái)，檔案館先后獲得自治區(qū)“巾幗文明崗”、“全區(qū)檔案工作先進(jìn)集體”，包頭市 “檔案工作先進(jìn)集體”、“十佳巾幗文明崗”，集團(tuán)公司“十二五”檔案工作先進(jìn)集體等稱號(hào)。

盤活史料

“死檔案”煥發(fā)“第二春”

　　檔案編研是根據(jù)企業(yè)和館藏資源需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案材料、參與編史修志、撰寫論文專著等工作。

　　剛剛參加完學(xué)術(shù)交流的韓陽(yáng)還沒(méi)顧上休息又趕到辦公室掃描老照片。她告訴筆者，一次偶然的機(jī)會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案館堆積著很多退休員工移交的老照片，由于缺少照片說(shuō)明，大量照片被閑置，無(wú)法歸檔，覺(jué)得很心疼。一張張黑白照片，記錄著企業(yè)的開(kāi)創(chuàng)史、奮斗史……鎖在檔案柜中太可惜了!于是韓陽(yáng)對(duì)照片一張張研究，與廠史事件進(jìn)行核對(duì)，找出能說(shuō)明事件的照片進(jìn)行翻拍掃描。她還利用PS軟件進(jìn)行修復(fù)，再把老照片轉(zhuǎn)化為電子版，創(chuàng)建了老照片專題檔案?！昂芏嗤抡f(shuō)這個(gè)工作量太大了，你別太著急。可我覺(jué)得非常珍貴，因?yàn)樗鼈冇涗浿镜臍v史，我要盡快完成，即使每天只能確認(rèn)幾張，也要把歷史保留下來(lái)?！表n陽(yáng)堅(jiān)定地說(shuō)。

　　韓陽(yáng)從事檔案編研工作已經(jīng)十年，一直負(fù)責(zé)歷年年鑒，大事記及公司各種編研課題的編撰工作。編研工作需要良好的文字功底、計(jì)算機(jī)操作、圖片處理等能力，多年來(lái)她堅(jiān)持自學(xué)，提高寫作能力，多次在公司開(kāi)展的征文中獲獎(jiǎng)。她能熟練操作office各種軟件進(jìn)行編研成果的排版，自學(xué)圖片處理軟件，完成了十余部編研成果的封面及版面設(shè)計(jì)，多項(xiàng)編研成果榮獲中國(guó)機(jī)電兵船編研成果二等獎(jiǎng)。韓陽(yáng)將照片檔案創(chuàng)建成電子照片檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行細(xì)化分類，提供同類照片參考，極大提高查閱效率，被集團(tuán)公司檔案館選為代表案例參加國(guó)家檔案局舉辦的“全國(guó)檔案資源開(kāi)發(fā)利用優(yōu)秀案例”進(jìn)行交流匯報(bào)。作為科技帶頭人的優(yōu)秀代表，韓陽(yáng)和同事們主動(dòng)作為，把庫(kù)房里的“死檔案”變成高效便捷的“活資料”。

　　數(shù)字化建設(shè)

　　“信息資源”升級(jí)“智能管理”

　　數(shù)字檔案館建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的一項(xiàng)重要內(nèi)容，有利于檔案永久存儲(chǔ)和安全保管，更有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。檔案館每年復(fù)印曬圖就要100多萬(wàn)張，大多數(shù)都是公司防務(wù)產(chǎn)品圖紙，勞動(dòng)強(qiáng)度較大。為此，檔案館結(jié)合建數(shù)字化企業(yè)的契機(jī)，對(duì)數(shù)字化設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行深入研究。檔案館館長(zhǎng)楊云旺介紹：“過(guò)去，防務(wù)事業(yè)部技術(shù)部需要曬工藝卡片和圖紙，在系統(tǒng)內(nèi)打印出蠟圖再送到檔案館進(jìn)行曬制藍(lán)圖，周期較長(zhǎng)。我一直在想，能不能直接在系統(tǒng)出藍(lán)圖，減少出蠟圖環(huán)節(jié)，縮短時(shí)間、節(jié)約費(fèi)用?” 方案敲定后，檔案館立即組織技術(shù)人員與防務(wù)事業(yè)部技術(shù)部責(zé)任人探討，尋求解決辦法。從今年7月份開(kāi)始，他們不斷嘗試，在不到2個(gè)月時(shí)間完成了直接出藍(lán)圖的試驗(yàn)工作，預(yù)計(jì)明年年初投入運(yùn)行。

　　為融入公司建設(shè)數(shù)字化企業(yè)戰(zhàn)略，更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，檔案館引進(jìn)光典檔案信息資源管理系統(tǒng)，開(kāi)始了檔案現(xiàn)代化建設(shè)新征程。2014年，公司檔案館被列入集團(tuán)公司第二批數(shù)字檔案館建設(shè)試點(diǎn)單位。隨著軟硬件逐漸到位，與OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，數(shù)字檔案館建設(shè)穩(wěn)步進(jìn)行;2017年，檔案管理系統(tǒng)在公司實(shí)施并成功上線運(yùn)行;2018年，公司數(shù)字檔案館順利通過(guò)“集團(tuán)公司一級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)”測(cè)評(píng)與驗(yàn)收，成為兵器系統(tǒng)檔案工作的先行者。目前，公司檔案工作基本實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)的管理方式向信息化、數(shù)字化管理的重大轉(zhuǎn)變，逐步邁入檔案資源局域網(wǎng)共享的信息時(shí)代?！敖ǔ珊蟮臄?shù)字檔案館，能夠緊跟公司信息化發(fā)展步伐，以及大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)管理要求。檔案管理系統(tǒng)不僅僅可以實(shí)現(xiàn)在線檔案方便查詢，更多地讓對(duì)公司有價(jià)值的數(shù)據(jù)在數(shù)字檔案館系統(tǒng)整合形成“資源池”，充分運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，發(fā)揮檔案對(duì)企業(yè)管理、生產(chǎn)驅(qū)動(dòng)和知識(shí)管理的作用。”楊云旺描繪了公司數(shù)字檔案館的藍(lán)圖。(趙馨)